Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trong hoạt động quản lý tài chính – kế toán, hóa đơn điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Cùng Nam Việt tìm hiểu về cách thức khởi tạo – phát hành hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây nhé!

1.Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có những vai trò gì đối với doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử là loại thay thế cho hóa đơn truyền thống, được khởi tạo, thành lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật về thuế, được ký số hợp lệ và có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy. Đồng thời, toàn bộ quy trình từ phát hành đến lưu trữ đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm, giúp giảm thiểu thủ tục thủ công và sai sót trong quá trình xử lý.

Hóa đơn điện tử cũng có vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp:

Tối ưu hóa quản lý tài chính

Việc lập và phát hành hóa đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác, giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Đồng thời, dữ liệu hóa đơn được quản lý tập trung, dễ tra cứu và đối soát, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn.

Đáp ứng đủ yêu cầu của luật pháp về thuế

Đây là vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai sót, mất mát hoặc gian lận hóa đơn. Việc kết nối dữ liệu với cơ quan thuế cũng góp phần tăng tính minh bạch, tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh bền vững.

Bước đệm để doanh nghiệp phát triển số hóa

Khi được tích hợp với các hệ thống bán hàng, kế toán và quản trị, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, cải thiện trải nghiệm khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đôi nét về hóa đơn điện tử. Ảnh: Sưu tầm

2. Tìm hiểu về cách thức khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử là một quy trình nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và giá trị pháp lý của hóa đơn. 

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện pháp lý và kỹ thuật

Đây là bước khởi đầu quan trọng, doanh nghiệp cần hoàn tất những điều kiện bắt buộc trước khi sử dụng hóa đơn điện tử như: có mã số thuế đang hoạt động, chữ ký số còn hiệu lực, hạ tầng công nghệ thông tin đảm bảo kết nối internet ổn định. Đồng thời, doanh nghiệp cần phân công rõ người chịu trách nhiệm lập và phát hành hóa đơn để tránh sai sót trong quá trình vận hành.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp và cài đặt phần mềm

Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của cơ quan thuế. Phần mềm cần đảm bảo các chức năng khởi tạo, ký số, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, phát hành và lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật.

Bước 3: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử. Nội dung đăng ký bao gồm loại hóa đơn sử dụng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), thông tin doanh nghiệp và phương thức truyền dữ liệu. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp mới được phép phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp.

Từng bước khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Ảnh: Sưu tầm

Bước 4: Tạo lập mẫu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành thiết lập mẫu hóa đơn trên phần mềm, đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, thông tin người bán người mua, mô tả hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền thanh toán. Mẫu hóa đơn cần đúng quy định về hình thức và nội dung để tránh bị cơ quan thuế từ chối.

Bước 5: Khởi tạo (lập) hóa đơn điện tử khi phát hành giao dịch

Khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, kế toán lập hóa đơn điện tử trên hệ thống. Tại bước này, mọi thông tin cần được kiểm tra kỹ lưỡng nhằm đảm bảo tính chính xác, nhất quán với hợp đồng, đơn hàng và chứng từ liên quan.

Bước 6: Ký số hóa đơn điện tử

Sau khi lập, hóa đơn được ký số bằng chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp. Việc ký số là bước bắt buộc nhằm xác nhận tính pháp lý, đảm bảo hóa đơn không bị thay đổi sau khi phát hành.

Bước 7: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã hoặc thông báo phát hành

Đối với hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Đối với hóa đơn không có mã, hóa đơn được phát hành theo quy định và dữ liệu được truyền đến cơ quan thuế theo định kỳ hoặc thời gian thực.

Bước 8: Gửi hóa đơn cho người mua

Hóa đơn điện tử hợp lệ được gửi cho khách hàng qua email, hệ thống quản lý khách hàng hoặc các phương thức điện tử khác. Doanh nghiệp cần đảm bảo người mua nhận được hóa đơn đúng thời điểm và có thể tra cứu khi cần.

Bước 9: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống phần mềm trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Việc lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu, phục vụ công tác quyết toán, kiểm toán và thanh tra thuế.

Phát hành hóa đơn điện tử. Ảnh: Sưu tầm

3. Những lưu ý khi khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử

Trong quá trình khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử, du khách nên lưu ý một số điều dưới đây:

• Chú ý tính pháp lý của thông tin đăng ký
• Đảm bảo độ chính xác của thông tin trên hóa đơn
• Tuân thủ đúng thời điểm lập và phát hành hóa đơn
• Phân biệt rõ hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
• Lưu ý công tác lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử

Trên đây là những chia sẻ của Nam Việt về quá trình khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Chúc các doanh nghiệp có khởi đầu suôn sẻ nhé!