Điện thoại VoIP là gì? Tìm hiểu cách VoIP hoạt động, thiết bị VoIP WiFi, phần cứng cần có và khi nào doanh nghiệp nên triển khai hệ thống VoIP.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần giao tiếp nhanh, linh hoạt và tối ưu chi phí, điện thoại VoIP đang dần trở thành lựa chọn thay thế cho hệ thống điện thoại truyền thống. Không cần kéo dây phức tạp, không bị giới hạn vị trí làm việc, VoIP giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành hệ thống liên lạc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn: điện thoại VoIP là gì, có thể sử dụng WiFi hay không và hệ thống phần cứng cần chuẩn bị ra sao để đảm bảo hoạt động ổn định, lâu dài.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đúng và đủ về điện thoại VoIP – từ khái niệm cơ bản đến cách triển khai phù hợp với doanh nghiệp tại Việt Nam.

Điện thoại VoIP là gì?

Điện thoại VoIP (Voice over Internet Protocol) là giải pháp gọi điện sử dụng kết nối Internet để truyền tải giọng nói, thay vì dùng đường dây điện thoại analog truyền thống.

Nói một cách đơn giản, VoIP biến giọng nói thành dữ liệu số, sau đó truyền qua mạng Internet và phát lại ở đầu nhận. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi nội bộ, gọi ra ngoài hoặc gọi quốc tế với chi phí thấp và linh hoạt hơn.

Điện thoại VOIP là gì? Ảnh: Sưu tầm

Khái niệm điện thoại VOIP

Giải pháp này cho phép người dùng nghe gọi thông qua Internet, đồng thời dễ dàng tích hợp các tính năng nâng cao như:

• Ghi âm cuộc gọi
• Chuyển máy, giữ cuộc gọi
• Báo cáo và thống kê lịch sử liên lạc
• CRM

Điện thoại Voice IP là gì?

Hệ thống VOIP thực chất là cách gọi khác. Hai thuật ngữ này hoàn toàn tương đương và thường được sử dụng song song trong thực tế.

VoIP hoạt động như thế nào?

Quá trình hoạt động của VoIP diễn ra theo các bước cơ bản:

• Giọng nói được mã hóa thành dữ liệu số
• Thông tin được lan tỏa nhanh chóng nhờ mạng
• Thiết bị đầu nhận giải mã và phát lại âm thanh

Nếu kết nối Internet ổn định, toàn bộ quá trình diễn ra gần như tức thời và đảm bảo chất lượng cuộc gọi rõ ràng, liền mạch.

Điện thoại VoIP khác gì điện thoại truyền thống?

So với điện thoại bàn analog, hình thức gọi điện này mang đến nhiều lợi thế rõ rệt trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.

So sánh mô hình liên lạc và điện thoại analog

• Điện thoại truyền thống:
  Dùng đường dây cố định, chi phí cuộc gọi cao, khó mở rộng khi tăng nhân sự
• Điện thoại VoIP:
  Sử dụng Internet, không giới hạn vị trí làm việc, dễ triển khai thêm số máy

Ưu điểm của điện thoại VoIP

• Tiết kiệm chi phí gọi nội bộ và gọi quốc tế
• Tiện lợi trong việc hệ thống doanh nghiệp ngày càng tăng trưởng
• Quản lý tập trung, hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao

Hạn chế của điện thoại VoIP

• Đường truyền và kết nối internet phải đảm bảo đủ tốt.
  Cần cấu hình ban đầu đúng kỹ thuật để đảm bảo ổn định

Thiết bị (VoIP Device) gồm những gì?

Để nền tảng liên lạc qua Internet hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị VoIP phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Thiết bị VOIP. Ảnh: Sưu tầm

VoIP Device là tập hợp các thiết bị phần cứng và phần mềm dùng để triển khai và vận hành hệ thống điện thoại VoIP.

Điện thoại VoIP để bàn

Đây là IP Phone – loại thiết bị VoIP phổ biến nhất hiện nay. Thiết kế tương tự điện thoại bàn truyền thống nhưng kết nối trực tiếp với mạng LAN hoặc Internet.

Softphone và ứng dụng Voice IP

Softphone là phần mềm cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại di động, cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi VoIP mà không cần điện thoại vật lý.

Adapter ATA và thiết bị chuyển đổi VoIP

Adapter ATA cho phép chuyển đổi điện thoại analog cũ sang sử dụng VoIP, giúp doanh nghiệp tận dụng lại hạ tầng sẵn có mà không cần thay mới toàn bộ.

Điện thoại VoIP WiFi là gì? Khi nào nên dùng?

Điện thoại VoIP WiFi hoạt động ra sao?

Thay vì kết nối bằng cáp mạng, điện thoại VoIP WiFi sử dụng kết nối không dây. Nhân viên có thể di chuyển linh hoạt trong văn phòng mà vẫn đảm bảo cuộc gọi không bị gián đoạn.

Khi nào nên dùng điện thoại VoIP WiFi?

• Văn phòng mở, cần tính linh hoạt cao
• Không tiện đi dây mạng cố định
  Nhân sự thường xuyên di chuyển trong khu vực làm việc

Ảnh: Sưu tầm

So sánh VoIP WiFi và VoIP có dây

VoIP có dây thường ổn định hơn trong môi trường đông người. Trong khi đó, VoIP WiFi phù hợp với không gian linh hoạt, miễn là hệ thống mạng đủ mạnh và ổn định.

Phần cứng cần có khi triển khai hệ thống VoIP

• Điện thoại VoIP (IP Phone): thiết bị trung tâm quyết định trải nghiệm nghe – gọi
• Router, switch và hệ thống mạng: đảm bảo đường truyền ổn định
• Tai nghe, microphone: đặc biệt quan trọng với call center và bộ phận CSKH
  Đường truyền Internet: không cần quá lớn nhưng phải ổn định

Các mô hình triển khai điện thoại VoIP phổ biến

Tổng đài VoIP nội bộ

Doanh nghiệp tự quản lý hệ thống, phù hợp với các công ty lớn có đội ngũ IT riêng và nhu cầu tùy biến cao.

Tổng đài VoIP Cloud

Không cần đầu tư máy chủ, triển khai nhanh, chi phí linh hoạt. Đây là mô hình được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn hiện nay.

Loại hình VOIP 

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổng đài VoIP Cloud thường là giải pháp tối ưu về chi phí, vận hành và khả năng mở rộng.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng điện thoại VoIP?

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tối ưu chi phí liên lạc
• Call center, bộ phận chăm sóc khách hàng cần quản lý cuộc gọi hiệu quả
• Văn phòng làm việc từ xa hoặc đa chi nhánh

Đối tượng sử dụng mạng VOIP. Ảnh: Sưu tầm

Có nên chuyển sang điện thoại VoIP không?

Nếu doanh nghiệp của bạn cần:

• Giao tiếp linh hoạt
• Quản lý cuộc gọi hiệu quả
• Tiết kiệm chi phí dài hạn

Thì điện thoại VoIP là giải pháp hoàn toàn đáng cân nhắc. Điều quan trọng là đánh giá đúng nhu cầu thực tế, hạ tầng mạng hiện có và lựa chọn thiết bị VoIP phù hợp ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ VoIP

Điện thoại VoIP có cần Internet không?
Có. Internet là điều kiện bắt buộc để VoIP hoạt động.

Điện thoại VoIP có dùng được WiFi yếu không?
Vẫn dùng được, nhưng chất lượng cuộc gọi sẽ không ổn định.

VoIP Device có thay thế hoàn toàn điện thoại bàn không?
Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều nên hoàn thiện cơ sở hạ tầng để đảm bảo dịch vụ được vận hành tốt. 

Điện thoại VoIP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giao tiếp linh hoạt hơn. Khi triển khai đúng nhu cầu, VoIP trở thành giải pháp liên lạc hiệu quả cho mô hình làm việc hiện đại.