Trong kỷ nguyên số hóa mọi hoạt động kinh doanh, việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là bước đi chiến lược, mở ra cơ hội nâng cao hiệu suất và tuân thủ pháp luật. Cùng Nam Việt tìm hiểu về các bước đăng ký hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây nhé

1. Hóa đơn điện tử là gì? Vai trò của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung bắt buộc như hóa đơn giấy truyền thống, nhưng được ký số, gửi và tra cứu thông qua hệ thống điện tử, không cần in ấn hay lưu trữ vật lý.

Đối với vai trò của hóa đơn điện tử, khách hàng cần biết chính là:

• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan thuế, hạn chế rủi ro vi phạm và sai sót trong kê khai.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và quản lý. Bên cạnh đó, những quy trình lập – phát hành – gửi hóa đơn được thực hiện nhanh chóng, rút ngắn thời gian xử lý công việc kế toán.
• Nâng cao tính minh bạch và chính xác: Dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ tra cứu và đối soát, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn.
• Hỗ trợ quản lý và báo cáo hiệu quả: Thông qua hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp dữ liệu bán hàng, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và theo dõi dòng tiền theo thời gian thực.
• Góp phần thúc đẩy chuyển đổi số doanh nghiệp: Không chỉ là công cụ kế toán, hóa đơn điện tử còn là một phần của hệ sinh thái số, giúp doanh nghiệp từng bước hiện đại hóa quy trình, nâng cao năng lực cạnh tranh và sẵn sàng cho mô hình quản trị số trong tương lai.

Vai trò của hóa đơn điện tử. Ảnh: Sưu tầm

2. Các bước đăng ký hóa đơn điện tử đúng cách

Để đăng ký hóa điện tử thành công, bạn cần thực hiện đúng và đủ những bước dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện cần thiết

Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần đảm bảo đã có: Mã số thuế hợp lệ, chữ ký số (USB Token) còn hiệu lực và thông tin pháp lý doanh nghiệp đầy đủ (tên, địa chỉ, người đại diện…).

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận. Đây chính là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kỹ thuật và pháp lý trong quá trình sử dụng.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp thực hiện nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu quy định trên hệ thống của cơ quan thuế. Hồ sơ được ký số và gửi hoàn toàn online, không cần nộp bản giấy như trước đây.

Bước 4: Nhận thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả đăng ký. Khi nhận được thông báo chấp thuận, doanh nghiệp chính thức đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử theo hình thức đã đăng ký.

Bước 5: Thiết lập mẫu hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn (logo, thông tin doanh nghiệp, hình thức thể hiện…) theo đúng quy định pháp luật. Mẫu hóa đơn này sẽ được cấu hình trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.

Bước 6: Cấu hình hệ thống và phân quyền sử dụng

Tại bước này, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần thiết lập một số thông tin: Người lập hóa đơn, người ký số, người quản lý và tra cứu. Bước làm này giúp kiểm soát tốt quy trình phát hành và hạn chế rủi ro sai sót nội bộ.

Bước 7: Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi thực hiện hết các bước phía trên, cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể lập – ký số – gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Hóa đơn được lưu trữ điện tử, dễ dàng tra cứu, đối soát và phục vụ công tác kê khai thuế.

Các bước đăng ký hóa đơn điện tử. Ảnh: Sưu tầm

3. Một số đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử dành cho mọi khách hàng

Trong quá trình đăng ký hóa đơn điện tử, cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ của một số đơn vị uy tín, chất lượng như:

• VNPT Invoice – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam – giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, kết nối rộng khắp và hỗ trợ doanh nghiệp đa lĩnh vực.
• MISA meInvoice – sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA, được tích hợp tốt với phần mềm kế toán và hệ thống quản lý doanh nghiệp
• S-Invoice của Viettel – nền tảng hóa đơn điện tử bảo mật cao, dễ tích hợp với các hệ thống khác.
• FPT eInvoice / FPT.eInvoice (FPT IS / FPT Telecom) – dịch vụ hóa đơn điện tử do FPT phát triển, phù hợp cho doanh nghiệp lớn và đa chi nhánh.
• E-Invoice (Thái Sơn Soft/ThaisonSoft) – giải pháp được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước.

Những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Ảnh: Sưu tầm

4. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích hóa đơn điện tử mang lại, dịch vụ này vẫn còn những lưu ý quan trọng – cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chỉ sử dụng hóa đơn điện tử sau khi được cơ quan thuế chấp thuận
• Đảm bảo chữ ký số luôn còn hiệu lực
• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành
• Tuân thủ đúng quy định về xử lý hóa đơn sai sót
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng thời hạn
• Phân quyền rõ ràng trong quá trình sử dụng
• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, hỗ trợ lâu dài

Những chia sẻ của Nam Việt về đăng ký hóa đơn điện tử trong bài viết phía trên chính là bước khởi đầu quan trọng cho cá nhân và doanh nghiệp. Nếu bạn đang tham khảo thông tin về hóa đơn điện tử, đừng bỏ qua bài viết này nhé!